Réceptionniste
Bureau administratif de Lévis - 5600, rue J.-B.-Michaud, Lévis,QC
Réceptionniste et agent(e) service client
Descriptif du poste et responsabilités
La personne titulaire du poste assure un rôle polyvalent combinant service à la clientèle, facturation, traitement des paiements et le soutien administratif général. Elle contribue à l’efficacité des opérations quotidiennes en veillant à l’exactitude des renseignements financiers et administratifs ainsi qu’à la qualité des communications avec les usagers et les différents collaborateurs.
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques.
- Accueillir les personnes qui se présentent au bureau et les diriger vers la ressource appropriée.
- Répondre aux demandes générales concernant la facturation et les services offerts.
- Effectuer les suivis requis auprès des usagers ou transmettre les demandes aux personnes responsables.
- Recevoir les paiements des usagers selon les méthodes autorisées.
- Offrir un service courtois, professionnel et confidentiel, même lors de situations délicates.
- Consigner avec exactitude les renseignements et les suivis effectués dans les dossiers.
- Assurer la réception, l’envoi, la distribution et le suivi du courrier interne et externe.
- Traiter les retours de courrier et effectuer les démarches nécessaires pour mettre à jour les coordonnées des usagers.
- Saisir, mettre à jour et vérifier les renseignements dans les différents systèmes informatiques.
- Rédiger, réviser et mettre en forme des lettres, courriels, tableaux et autres documents administratifs.
- Numériser, classer et archiver les documents conformément aux procédures établies.
- Assurer la gestion ordonnée des dossiers administratifs, électroniques et papier.
- Effectuer diverses tâches de soutien administratif nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Soutenir l’adjointe exécutive dans la réalisation de différents mandats.
- Effectuer la facturation conformément aux procédures établies.
- Recevoir et traiter les paiements effectués par carte de crédit.
- Préparer et effectuer les dépôts.
- Enregistrer les paiements et les transactions dans les systèmes appropriés.
- Vérifier l’exactitude des renseignements nécessaires à la facturation.
- Effectuer les corrections requises aux dossiers de facturation.
- Assurer le classement et la conservation des pièces justificatives.
- Repérer les écarts ou les irrégularités et les transmettre à la personne responsable.
- Collaborer avec les membres de l’équipe responsables de la facturation et du recouvrement.
Compétences requises
Formation professionnelle
Détenir un diplôme d’études professionnelles (D.E.P) ou un diplôme d’études collégiales (D.E.C) en administration, en comptabilité ou toute autre discipline jugée pertinente en lien avec le poste.
Expérience professionnelle
Posséder 3 à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente en lien avec le poste.
Connaissances, habiletés et attitudes
- Bonne connaissance des principes de base liés à la facturation, aux paiements et aux dépôts.
- Expérience en service à la clientèle, particulièrement au téléphone.
- Excellentes habiletés en secrétariat et en soutien administratif.
- Aisance avec les logiciels de la suite Microsoft Office et capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
- Grande rigueur dans la saisie et la vérification de données.
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à établir les priorités.
- Bon jugement, autonomie et sens de l’organisation.
- Facilité à communiquer de façon claire, courtoise et professionnelle.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit d’équipe et volonté de collaborer.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
- Bonne connaissance de l’anglais.
Conditions de travail
L’horaire de travail est de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.
Certaines périodes de l’année étant plus achalandées que d’autres, il peut être nécessaire d’effectuer un nombre d’heures plus élevé à l’occasion. En cas de force majeure, une disponibilité en dehors des heures normales de travail pourrait s’avérer nécessaire.
Le travail s’effectue en présentiel au siège social de Dessercom situé au 5600 Rue J.-B.- Michaud, Lévis, QC G6V 0N9.
Dessercom, en concordance avec ses valeurs organisationnelles, souscrit aux principes d'équité et d'inclusion en emploi, favorisant notamment l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.
